Voor Stimulus Programmamanagement, onderdeel van de Provincie Noord-Brabant, draait alles om het succesvol uitvoeren van subsidieprogramma’s die innovatie stimuleren binnen onder andere het MKB, de industrie en de landbouw. Van energietransitie tot voedselveiligheid: de impact is groot en de dynamiek complex. Met programma’s die gemiddeld zes jaar lopen en bestaan uit meerdere fases, van openstelling tot uitbetaling, groeit ook de behoefte aan scherp inzicht. Waar staan we? Wat is er besteed? Welke ruimte is er nog? Juist in deze gelaagde omgeving werd het steeds lastiger om eenduidig antwoord te geven op die vragen.
Julien van Delden: “De uitdaging zat niet in de cijfers zelf, maar in het gezamenlijk begrijpen wat die cijfers eigenlijk moesten vertellen.”
De vraag achter de vraag
De vraag aan ons leek helder: creëer inzicht in kosten, voortgang en budgetten. Maar zoals vaker zijn we eerst op zoek gegaan naar de vraag achter de vraag. Wat bleek: niet het gebrek aan data was het probleem, maar het ontbreken van een gedeeld beeld van welke informatie nodig was. Bestuurders zochten houvast, terwijl de organisatie zoekende was naar het juiste rapportageformat en detailniveau. Het gevolg: ruis, wederzijdse frustratie en het gevoel dat de organisatie ‘niet in control’ was, terwijl daar in werkelijkheid geen sprake van was.
Van data naar stuurinformatie
Vanuit onze onafhankelijke rol hebben we eerst helderheid gebracht in de feiten. We maakten de opbouw van budgetten volledig inzichtelijk en vertaalden processen naar concrete kostencomponenten. Door realisatie en begroting naast elkaar te zetten, ontstond direct stuurinformatie. Niet alleen financieel, maar ook operationeel. We sloten aan op bestaande structuren en brachten ritme in de rapportages, waardoor de organisatie continu inzicht heeft. Het resultaat: inzicht dat niet alleen klopt, maar ook begrepen wordt en gebruikt kan worden.
“We bouwen geen dashboards om mooi te zijn, maar om het goede gesprek te voeren en betere keuzes te maken.” Vertelt Julien.
Duurzaam in control
Die aanpak is kenmerkend voor hoe we werken bij asqin. Vanuit Insights maken we data begrijpelijk en relevant. Met Improve vertalen we dat inzicht naar concrete verbeteringen in processen en sturing. En met In Control zorgen we dat dit niet tijdelijk is, maar structureel verankerd wordt in de organisatie. In dit geval betekende dat onder andere een dashboard dat niet stuurt op controle, maar op begrip: waar zit de werkdruk, waar liggen kansen en hoe verhouden prestaties zich tot de norm? Door cijfers te verbinden aan het verhaal en de praktijk, herstelden we het vertrouwen en ontstond er weer grip.
