Ontwikkelingskosten

Onderzoek of ontwikkeling?
Bij onderzoek draait het nog om het verkrijgen van kennis en het verkennen van mogelijkheden. Bijvoorbeeld: is een bepaalde technologie technisch haalbaar? Omdat in deze fase nog onvoldoende zekerheid bestaat over het uiteindelijke resultaat, worden onderzoekskosten in beginsel direct in het resultaat verwerkt.

Bij ontwikkeling ben je een stap verder. Er wordt gewerkt aan een concreet product, proces of systeem waarvan aannemelijk is dat het daadwerkelijk gerealiseerd en gebruikt of verkocht kan worden. Voor die ontwikkelingskosten kan activering aan de orde zijn.

Wanneer mag je activeren?
Niet iedere investering in ontwikkeling mag op de balans. Voor activering moet onder meer aannemelijk zijn dat:

• het project technisch uitvoerbaar is;
• de onderneming het project wil én kan afronden en gebruiken of verkopen;
• toekomstige economische voordelen waarschijnlijk zijn;
• de ontwikkelingskosten betrouwbaar kunnen worden vastgesteld;
• sprake is van duurzaam gebruik van langer dan één boekjaar.

Als ondernemer kun je overtuigd zijn van het succes van een ontwikkeling. Voor de jaarrekening gaat het er vooral om of je die verwachting op balansdatum voldoende kunt onderbouwen.

Een concreet voorbeeld
Een onderneming ontwikkelt een eigen softwareplatform. In de eerste fase wordt onderzocht welke techniek nodig is, welke functionaliteiten mogelijk zijn en of het project technisch haalbaar is. Kosten: €50.000.

Daarna wordt besloten het platform daadwerkelijk te bouwen. De techniek is bewezen, er ligt een concreet ontwikkelplan en commercieel gebruik wordt vanaf het volgende jaar verwacht. In deze fase wordt nog eens €150.000 geïnvesteerd.

De eerste €50.000 wordt in beginsel direct als kosten verwerkt. Voor de €150.000 aan ontwikkelingskosten kan activering aan de orde zijn, mits aan de voorwaarden wordt voldaan.

Het verschil zit dus niet in de hoogte van de investering, maar vooral in de fase van het project en de mate waarin toekomstige economische voordelen aannemelijk zijn.

Activeren is niet automatisch voordeliger
Bij activering komen de kosten niet direct volledig in het resultaat terecht. Ze worden op de balans opgenomen en vervolgens afgeschreven over de verwachte gebruiksduur. Je verschuift dus het moment waarop de kosten het resultaat raken.

Ook commercieel en fiscaal kan de verwerking verschillen. Daardoor kunnen tijdelijke verschillen ontstaan en mogelijk een belastinglatentie. Activeren doe je daarom niet om je winst hoger te houden of minder belasting te betalen. De juiste verwerking volgens de verslaggevingsregels staat voorop.

Wanneer speelt dit nog meer?
Ontwikkelingskosten gaan niet alleen over software. Ook nieuwe producten, technische toepassingen, productieprocessen en andere innovatieve activiteiten kunnen hieronder vallen. Daarom is het verstandig om niet pas bij het opstellen van de jaarrekening naar de verwerking te kijken. Houd onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten, uren en overige kosten vanaf het begin goed uit elkaar. Dat maakt het later veel eenvoudiger om te bepalen welke kosten mogelijk voor activering in aanmerking komen.

De vraag achter de boeking
Uiteindelijk draait het om één vraag: welke waarde heeft je onderneming op balansdatum daadwerkelijk opgebouwd?

Daarvoor moet je niet alleen naar de administratie kijken. Waar staat het project? Is het technisch haalbaar? Is er een markt? Kan de onderneming het product daadwerkelijk exploiteren? En welke kosten zijn rechtstreeks aan de ontwikkeling toe te rekenen?

Wie daar tijdens het ontwikkeltraject al scherp op is, voorkomt aan het einde van het jaar discussie over een grote balanspost.

Is er binnen jouw onderneming sprake van ontwikkelingskosten? Anne en ik kijken graag met je mee naar de juiste verwerking. Zo kun jij verder ontwikkelen, terwijl ook de jaarrekening aansluit bij de fase waarin jouw ontwikkeling zich bevindt.